Wissenswertes zur Betriebsprüfung
Das Finanzamt kann die Herausgabe digitalisierter Steuerdaten zur Speicherung und Auswertung auf mobilen Rechnern der Betriebsprüfer nur verlangen, wenn Datenzugriff und Auswertung in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen oder in den Diensträumen des Finanzamt stattfinden. Ausgangssituation Das Finanzamt ordnete bei einem Steuerberater eine Außenprüfung an und verlangte seine Buchhaltungsdaten in digitaler Form auf einem maschinell verwertbaren Datenträger. Der Steuerberater weigerte sich und bot die Prüfung am betrieblichen EDV-Programm an. Hinweis Die Abwägung des Interesses des Finanzamt an der Prüfung einerseits und des datenschutzrechtlichen Interesses des Steuerpflichtigen andererseits ergibt, dass die Daten – gegebenenfalls anonymisiert – herauszugeben sind und vom Finanzamt bis zur Rechtskraft der Bescheide gespeichert werden dürfen. Bei der Speicherung auf dem Prüfer-Notebook ist allerdings besondere Vorsicht geboten. Der Steuerpflichtige kann der Herausgabe seiner Daten auf mobile Rechner zur Verwendung außerhalb seiner Geschäftsräume oder der Diensträume des Finanzamts widersprechen. Der Bundesfinanzhof (BFH) gab der Klage daher statt und ergänzte die Prüfungsanordnung dahin, dass die Herausgabe nur zur Speicherung und Auswertung auf dem Rechner des Prüfers während der Prüfung in den Geschäftsräumen oder zur Mitnahme durch den Prüfer für die Speicherung und Auswertung auf einem Rechner des Finanzamts verlangt wird. Autor: Jens Büsselmann, 1. Vorsitzender Deutsches Arbeitnehmer Steuerbüro e.V. Lohnsteuerhilfeverein.
Nach dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit darf das Finanzamt allerdings seine Befugnisse nur entsprechend dem Zweck der Außenprüfung unter Berücksichtigung der Interessen der Steuerpflichtigen am Schutz ihrer persönlichen Daten ausüben. Dabei ist möglichst auszuschließen, dass die Daten z.B. aufgrund eines Diebstahls des Prüfer-Notebooks in fremde Hände geraten. Dieses Bedürfnis wird ohne nennenswerte Beeinträchtigung einer rechnergestützten Außenprüfung angemessen berücksichtigt, wenn die Daten nur in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen oder an Amtsstelle erhoben und verarbeitet werden und wenn nach dem Abschluss der Außenprüfung die Daten nur noch in den Diensträumen des Finanzamt gespeichert oder aufbewahrt werden, und zwar nur soweit und solange sie noch für Zwecke des Besteuerungsverfahrens (z.B. bis zum Abschluss von Rechtsbehelfsverfahren) benötigt werden. Anders ist es bei der Speicherung auf mobilen Geräten. Hier ist nach Abschluss der Außenprüfung ein weitergehendes Interesse des Finanzamt an der Speicherung nicht mehr höher zu bewerten als das Interesse der Steuerpflichtigen an der Sicherheit ihrer Daten. Nach Beendigung der Außenprüfung müssen die Daten daher von den mobilen Geräten gelöscht werden.
Der Bundesfinanzhof bestätigt mit dieser Entscheidung, dass ein Steuerberater ungeachtet des Berufsgeheimnisses zur Preisgabe seiner elektronischen Buchhaltungsdaten verpflichtet ist, da er die Identität der Mandanten durch Anonymisierung schützen kann. Diese Anonymisierung ist aber nicht Aufgabe des Prüfers, sondern des Beraters. Ihm obliegt es, seine Daten so zu organisieren, dass der Zugriff eingeschränkt ist. Zum Schutz der Mandanten ist daher die Verwendung entsprechender Programme anzuraten.
Wichtig für die Praxis ist, dass bei Speicherung auf dem Prüfer-Notebook das Gerät nur beim Steuerpflichtigen oder im Finanzamt oder allenfalls für den Transport der Daten zum Finanzamt eingesetzt werden darf. Der Prüfer muss die Daten von seinem Notebook bereits nach Prüfungsabschluss löschen, auch wenn sie beim Finanzamt bis zur Bestandskraft gespeichert bleiben dürfen. Außerdem darf ein Prüfer, der parallel mit einem weiteren Prüfungsfall beschäftigt ist, wenn er sich in dem einem Betrieb aufhält, streng genommen nicht zugleich auch die Daten des anderen Betriebs auf seinem Rechner haben.
