Es lohnt sich, frühzeitig einen Notfallordner anzulegen, in dem beispielsweise die Aufgabenbereiche und Ansprechpartner klar definiert sind. Auch die Festlegung eines Stellvertreters kann für schnelle Hilfe sorgen, wenn eine Führungskraft ausfällt.

Was passiert wenn der Geschäftsführer oder ein anderer leitender Angestellter ungeplant länger ausfällt? Diese Frage stellen sich immer mehr Unternehmer, da ihnen die Verantwortung, in der sie stehen, bewusst wird. Durch langanhaltende Krankheiten oder durch andere negative Einflüsse kann ein Unternehmen gezwungen werden, ohne bestimmte Personen für einen Zeitraum auszukommen.

Damit dieses bewältigt werden kann, müssen sich die Mitarbeiter einen Überblick der offenen Aufgaben verschaffen, klären wer was zukünftig macht, woher die notwendigen Informationen kommen, was damit geschehen soll, welche Entscheidungen getroffen werden müssen und wer überhaupt die Berechtigungen hat um entsprechende EDV Vorgänge zu bearbeiten, Erklärungen gegenüber Finanzämtern abzugeben oder Überweisungen an Lieferanten und Mitarbeitern durchführen zu können. Diese Punkte sind nicht vollständig, sondern sollen verdeutlichen, welche neuen Anforderungen dadurch bestehen.

In der Vergangenheit haben die Unternehmer häufig die Ansicht vertreten, dass eine Urlaubsvertretung dafür ausreicht. Beim näheren Hinsehen wird jedoch deutlich, dass dieses bei weitem nicht genügt. Viele Arbeiten bleiben während des Urlaubs auf dem Schreibtisch liegen. Der Unternehmer ist häufig während des eigenen Urlaubs mit eingebunden, sei es nur um die wichtigen Mails zu lesen oder kurz per Mail zu antworten. Was ist aber, wenn dies nicht mehr möglich ist. Dann erst einen Maßnahmenplan zu erstellen, ist sehr kosten- und zeitintensiv, ohne dass eine Gewährleistung besteht, dass alle Aufgaben erkannt werden und überhaupt bearbeitet werden können. Der notwendige Ansprechpartner zur Klärung dieser Sachverhalte ist dann nicht mehr greifbar.

Was alles zu beachten ist in einem solchen Notfall, ist nicht unerheblich. Hilfreich hierbei sind auch sogenannten Stellenbeschreibungen, aus denen die Aufgaben- und Verantwortungsbereiche klar hervorgehen.

Ebenso werden Stellvertreter festgelegt sowie Ziele definiert. Aber auch durch eine Stellenbeschreibung könnte nur ein Teilbereich mit abgedeckt werden. Es ist ratsam einen eigenen Ordner – einen sogenannten Notfallordner – anzulegen. Hier wird alles festgehalten. Vorab wird jedoch festgelegt für welchen Personenkreis so ein Notfallordner eingerichtet wird.