Prinzipiell geht es aus steuerlicher Sicht bei den Reisekosten um Kosten, die die so gut wie ausschließlich beruflich veranlasst sind.

Bewirtung als steuerpflichtiger Arbeitslohn oder nicht

Hier gilt der Grundsatz: Mahlzeiten, die im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers an die Arbeitnehmer abgegeben werden, gehören nicht zum Arbeitslohn. Das können beispielsweise Arbeitsessen sein, in denen betriebliche Anliegen zu besprechen sind, oder ein Essen mit Kunden, an denen bestimmte Arbeitnehmer wegen ihrer fachlichen Expertise teilnehmen sollen. Aber Mahlzeiten, die der Arbeitgeber als Gegenleistung für die Zurverfügungstellung der individuellen Arbeitskraft an seine Arbeitnehmer abgibt, sind in aller Regel Arbeitslohn. Das gilt beispielsweise für eine Einladung anlässlich eines erfolgreichen Projektabschlusses. Dann wird von einem Belohnungsessen gesprochen, welches grundsätzlich mit dem tatsächlichen Wert der Lohnsteuer unterliegt. Auch können Arbeitsessen unter bestimmten Umständen zu steuerpflichtigem Arbeitslohn beim Arbeitnehmer führen, die mit einer gewissen Regelmäßigkeit in einem Restaurant am Sitz des Unternehmens stattfinden.

Verpflegungspauschalen: zwei statt drei

Wer beruflich unterwegs ist, kann in Abhängigkeit von der Abwesenheitsdauer Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen steuerlich als Werbungskosten geltend machen. Seit der Reform des Reisekostenrechts gibt es nur noch zwei Pauschalen bei der Abrechnung. Danach erhalten Arbeitnehmer bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden 12 Euro. 24 Euro können bei einer Abwesenheit von 24 Stunden abgerechnet werden. Für die An- und Abreisetage sind ebenfalls – und zwar ohne Nachweis einer Mindestabwesenheit – 12 Euro steuermindernd in Ansatz zu bringen. Generell haben sich seinerzeit mit der Reduzierung der Anzahl der Pauschbeträge auch die Aufzeichnungspflichten vereinfacht.

Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen

Alternativ kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Kosten für Verpflegung aufgrund einer Auswärtstätigkeit erstatten. Die Erstattung ist steuerfrei, wenn die vorgenannten gesetzlichen Pauschalen nicht überschritten werden. Handelt es sich um höhere Erstattungsbeträge, dann liegt für den Arbeitnehmer in Höhe des Mehrbetrages steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn vor. Wird dem Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, zum Beispiel ein Frühstück im Hotel, eine Mahlzeit im Flugzeug oder ein Arbeitsessen, ist die Verpflegungspauschale tageweise zu kürzen, und zwar um 20 Prozent für ein Frühstück und um jeweils 40 Prozent für ein Mittag- und Abendessen der für die 24-stündige Abwesenheit geltenden Tagespauschale. Wird ein Teil der Mahlzeiten gestellt und ein Teil der Verpflegungskosten erstattet, wird es kompliziert. Dann nämlich muss genau geprüft werden, welche Erstattungsbeträge dem Arbeitnehmer (steuerfrei) zustehen und in welchem Umfang diese ggf. zu kürzen sind.

Ein Beispiel: Ein Arbeitnehmer hat für seine beruflich bedingte zehnstündige Abwesenheit einen Anspruch auf die Verpflegungspauschale in Höhe von 12 Euro. Er verzehrt mittags aber nur Essen und Getränke im Wert von 7,40 Euro. Erstattet ihm der Arbeitgeber den tatsächlich gezahlten Betrag, so ist der Tatbestand der Mahlzeitgestellung erfüllt. Das wiederum würde dazu führen, dass er in seiner Einkommensteuererklärung nur noch die gekürzte Verpflegungspauschale von 2,40 Euro als Werbungskosten geltend machen kann, die sich errechnet aus dem Pauschbetrag von 12 Euro abzüglich dem festgesetzten Kürzungsbetrag für ein Mittagessen von 9,60 Euro (= 40 Prozent von 24 Euro). Trägt der Arbeitnehmer die Kosten für den Mittagsimbiss selbst und liegt keine anderweitige Mahlzeitgestellung vor, kann der Gesamtbetrag in Höhe von 12 Euro steuerfrei an ihn ausgezahlt werden.