Nachdem im letzten Monat auf den Sonderseiten der NWZ  ein Kurzüberblick über die grundsätzlichen Buchführungsanforderungen erfolgte, soll im Folgenden auf die konkretisierten Neuerungen des BMF Schreiben vom 14. November 2014 Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) “ eingegangen werden.

Jeder Geschäftsvorfall sollte zeitnah, bzw. unmittelbar nach seiner Entstehung erfasst werden. Jede Verzögerung, die nicht durch die Betriebsabläufe bedingt ist, kann unter Umständen negativ ausgelegt werden. Während für die Kassenführung eine tägliche Erfassung vorgesehen ist, ist für die unbaren Geschäftsvorfälle ein Rahmen von zehn Tagen eingeräumt. Die Erfassung ist in diesem Fall nicht gleichzusetzen mit der Verbuchung.

Erfassung meint hier vielmehr die Aufzeichnung im Grundbuch und damit die Sicherung des Beleges und des Geschäftsvorfalls. Erfolgen kann dies z.B. durch eine geordnete Belegablage, eine chronologische Nummerierung, die Erfassung in einem Rechnungsbuch oder unter Verwendung der EDV, durch das zeitnahe „hochladen“ des Beleges in einen digitalen Ablageordner, der regelmäßig durch den Steuerberater zur Verfügung gestellt werden sollte. Die Verbuchung hat dann innerhalb des Folgemonats zu erfolgen.

Wichtig ist, dass dieser Erfassungs- / Verbuchungszeitraum nicht mit den Pflichten zur Umsatzsteuer verknüpft ist. Das heißt, wo heute eine Verbuchung unter Umständen aufgrund einer vorliegenden Dauerfristverlängerung oder bei vierteljährlicher/ jährlicher Abgabe der Voranmeldung erst später als im Folgemonat erfolgt, sollten Umstellungen vorgenommen werden.

Zwar ist in bestimmten Fällen das Überschreiten der Monatsfrist unbedenklich, wenn die Sicherung und Unveränderbarkeit des Geschäftsvorfalls durch die Grundaufzeichnung gewährleistet ist, jedoch liegen keine Angaben/Erfahrungen vor, bei welchem Umfang und welcher Form der Sicherung diese Ausnahme greift. Grundsätzlich gilt jedoch, je größer der Beleganfall, desto nachdrücklicher die Forderung der zeitnahen Erfassung. Zur Risikominimierung sollte daher grundsätzlich eine Verbuchung im Folgemonat angestrebt werden.

Grundsätzlich muss jedem Geschäftsvorfall ein Beleg zu Grunde liegen. Dieser sollte folgende Angaben enthalten:
- Eindeutige Belegnummer (regelmäßig die Rechnungsnummer oder ggfs. eigene chronologische Nummerierung),
- Aussteller und Empfänger des Beleges,
- Angabe oder Ermittlungsgrundlagen zum zu buchenden Wert,
- Währungsangabe (ggfs. Umrechnungskurs bei Fremdwährung),
- Erläuterung des Geschäftsvorfalls
- Belegdatum.

Der Zweck des Beleges ist, den eindeutigen Nachweis über den Zusammenhang zwischen dem realen Vorgang des Geschäftsvorfalls und den Aufzeichnungen in den Büchern aufzuzeigen. Ursprünglich diente hierzu auch die Belegkontierung. Also die Angabe des Buchungskontos auf dem Beleg. Hierdurch ist der Weg vom Beleg zur Buchung, aber auch von der Buchung zum Beleg nachvollziehbar.

In modern ausgerichteten Kanzleien wird dies heute, unter Einsatz von EDV, durch die Verknüpfung des elektronischen Belegs mit dem Buchungssatz ersetzt.

Sofern kein Fremdbeleg vorliegt, ist ein Eigenbeleg zu erstellen.

Grundsätzlich gilt, dass aufbewahrungspflichtige Daten, elektronische Unterlagen / Dokumente (E-Rechnungen, etc.) die innerhalb des Unternehmens entstehen bzw. eingehen für die Zeit der Aufbewahrung in der (elektronischen) Form unverändert archiviert und vorgehalten werden müssen. Der Ausdruck elektronischer Rechnungen und die Aufbewahrung in Papierform erfüllen die Aufbewahrungspflicht nicht. Für den Fall, dass Geschäftsbriefe, Rechnungen etc. in Papierform eingehen und danach elektronisch archiviert werden, ist die elektronische Kopie so aufzubewahren und vorzuhalten, dass die Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt.

Weitere Neuerungen, insbesondere zur Regelung des Datenzugriffs durch den Betriebsprüfer, folgen in einer Fortsetzung.

Autor: Kai de Leve , Steuerberater und Geschäftsführer der Gramberg Steuerberatungsgesellschaft mbH; Tätigkeitsschwerpunkt: steuerliche und wirtschaftliche Betreuung v. kleinen u. mittelständischen Unternehmen.